Sodelovanje med OTP banko in podjetjem Xenon forte je primer uspešne digitalne preobrazbe v bančnem sektorju. Z uvedbo optimizirane tiskalniške flote, naprednih rešitev za upravljanje z dokumenti in avtomatizacije procesov so dosegli zmanjšanje stroškov, povečanje varnosti in izboljšanje storitev za stranke. Uspeh tega projekta je bil ključnega pomena tudi za širitev rešitev na druge banke, kar še dodatno potrjuje njegov pozitiven vpliv na poslovanje v bančni industriji.
Najbolj dostopna banka v Sloveniji z odlično uporabniško izkušnjo
OTP banka je zaupanja vredna vodilna finančna institucija v Sloveniji, ki zagotavlja kakovostne bančne storitve in produkte, tako v segmentu poslovanja s prebivalstvom kot tudi v segmentu poslovanja s podjetji. V Sloveniji je OTP banka nastala avgusta 2024 s pravno združitvijo Nove KBM in SKB banke. Strateški lastnik banke je Skupina OTP, ki je eden največjih, najbolj stabilnih in zanesljivih neodvisnih ponudnikov integriranih bančnih storitev za fizične in pravne osebe v regiji srednje in vzhodne Evrope.
Z več kot 900 bančnimi točkami je OTP banka najbolj dostopna banka v Sloveniji, ki s preprostimi in najbolje ocenjenimi digitalnimi rešitvami strankam zagotavlja odlično uporabniško izkušnjo. Kot pomemben člen mednarodne Skupine OTP si prizadeva za stalen napredek, medsebojno izmenjavo znanj in izkušenj ter aktivno prispeva k stabilnosti in uspešnosti bančne skupine.
Dogovorjena rešitev in izvedba
Sodelovanje s podjetjem Xenon forte sega v leto 2018, ko je nekdanja Nova KBM na razpisu izbrala podjetje Xenon forte za dobavitelja tiskalniških rešitev. Odločili so se za opremo japonskega proizvajalca Kyocera, ki je bila že predvidena za nadgradnjo obstoječe flote tiskalnikov. Povezava z zalednimi sistemi banke je zahtevala razvoj prilagojenega uporabniškega vmesnika za večopravilne naprave Kyocera.
Že marca 2018 je stekel projekt »Aplikacijska rešitev za skeniranje in arhiviranje dokumentov na večopravilnih napravah Kyocera«, ki je omogočil skoraj popolno digitalizacijo poslovanja v segmentu obdelave dokumentacije. Gre za rešitev, ki je avtomatizirala zajem dokumentov ter poenotila procese, kar je za polovico zmanjšalo obremenitev bančnih delavcev. Hkrati je ta rešitev praktično izločila možnost napak in zastojev, ki so bili prisotni v prejšnjih, ročnih postopkih.
Projekt je vključeval tudi centralni nadzor nad aplikacijo ter uvedbo varnostnih ukrepov za zaščito dostopa do podatkov, kar je pomembno za spoštovanje zakonskih zahtev in notranjih predpisov banke. Integracija s sistemom banke je omogočila enostavno in hitro obdelavo dokumentacije strank, ki je bila vedno sledljiva in varno arhivirana.
Rezultati vpeljave rešitve
Po uspešni izvedbi prve faze projekta, ki je zajemala optimizacijo tiskalniške flote in vpeljavo aplikacijske rešitve za obdelavo dokumentacije, so se v banki začeli kazati prvi pozitivni rezultati. Poenotenje tiskalniške infrastrukture in uvedba rešitve za upravljanje tiskanja MyQ so omogočili nižje stroške in zmanjšanje nepotrebnih izpisov, medtem ko je avtomatizacija procesov pripomogla k večji hitrosti in natančnosti pri zajemu dokumentov.
Z uporabo avtentifikacije uporabnikov na napravah so izboljšali varnost, saj so zagotovili zaupnost vseh natisnjenih dokumentov ter zaščito elektronskih informacij. Obenem je uvedba namenske aplikacije za skeniranje dokumentacije strank omogočila poenotenje in avtomatizacijo postopkov, kar je pripeljalo do bistvenega zmanjšanja napak in zastojev. Procesi so postali hitrejši in bolj učinkoviti, kar je strankam omogočilo hitrejšo obdelavo dokumentov in zmanjšanje napak pri obdelavi.
Xenon Forte, kot ponudnik storitve, je s pomočjo rešitve Kyocera Fleet Services (KFS) poskrbel za učinkovito upravljanje tiskalniške infrastrukture. Napredna rešitev za oddaljen nadzor naprav je omogočila 99-odstotno dosegljivost tiskalnikov, hkrati pa bistveno znižala stroške upravljanja. KFS omogoča samodejno zaznavo napak, spremljanje porabe tonerja in pravočasno zamenjavo ter oddaljeno nadgradnjo programske opreme in nastavitev tiskalnikov. S tem je banka pridobila večjo operativno učinkovitost, zmanjšala potrebo po fizičnih servisnih posegih in izboljšala zanesljivost tiskalniškega okolja.
Zadovoljstvo uporabnikov in načrti za prihodnost
Rezultati sodelovanja so bili za banko izjemno pozitivni. Zaposleni so hitro sprejeli rešitev, saj je ta poenostavila in avtomatizirala številne procese, ki so bili prej zamudni in nagnjeni k napakam. Vodstvo banke je prepoznalo velike prihranke v delovnem času in znižane stroške tiskanja, kar je dodatno okrepilo njihov pozitiven pogled na uvedeno rešitev.
Zaradi uspešnega sodelovanja v obdobju med 2020 in 2024 so to nadaljevali tudi po vseh združitvah, v letu 2025 v OTP banki. Uvedba te rešitve je omogočila enotno obvladovanje dokumentov in tiskalniške flote v vseh teh institucijah, kar je dodatno povečalo učinkovitost in znižalo stroške upravljanja.
»Sodelovanje s podjetjem Xenon forte je bilo za našo banko ključnega pomena pri optimizaciji dokumentnih procesov in tiskalniške infrastrukture. Z uvedbo prilagojene rešitve za skeniranje in arhiviranje dokumentov smo dosegli večjo učinkovitost, zmanjšali napake ter izboljšali varnost podatkov,« je povedal Borut Potrč, vodja ekipe za IT podporo v OTP banki. Poenotenje tiskalniške flote in uvedba centraliziranega nadzora sta po njegovih besedah omogočila nižje stroške in boljšo uporabniško izkušnjo za zaposlene.
»Rezultati tega projekta so pokazali, da je digitalizacija poslovanja nujna za sodobne finančne institucije, zato bomo s to strategijo nadaljevali tudi v prihodnje,« je še dejal Potrč.
